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Terminplanungssoftware für soziale Mediation

Organisieren Sie offene Sprechstunden, Besuche bei externen Partnern und Workshops mit PlanningPME.

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Der Sektor: Lokale Unterstützungsdienste… sowohl im Büro als auch mobil
Warum die Terminplanung ein „Kernbereich“ der Arbeit von Mediatoren ist
8 Vorteile von PlanningPME für Ihre Mediationsteams
Was bietet PlanningPME konkret Organisationen für soziale Mediation?
Vergleichstabelle: Tabellenkalkulation vs. Papierplantafel vs. PlanningPME
3 praktische Beispiele für die Verwendung des Zeitplans in Ihrer täglichen Arbeit
Richten Sie PlanningPME ein, ohne Ihre Arbeitsbelastung zu erhöhen.
Eine Terminplanung, die den Service und das Team schützt.
Fallstudie von Kunden - Sie sprechen von uns
FAQ

Hervé Kopyto

Zusammenfassend

In einer Organisation für soziale Vermittlung und den Zugang zu öffentlichen Dienstleistungen (wie z. B. einem Empfangsschalter, mobilen Teams, Transportvermittlung oder IT-Workshops) ist der Zeitplan nicht „nur“ ein Fahrplan: Er ist das Instrument, das den Empfang der Dienstleistungen, die Kontinuität der Dienstleistungen und die Qualität der geleisteten Unterstützung sicherstellt. Zwischen Dienstplänen für mehrere Standorte, Außendienstbesuchen, Gruppenworkshops, Reisezeiten, Abwesenheiten und Qualifikationen kann die Planung schnell kompliziert werden. Die Mitarbeiter (Mediatoren, Koordinatoren, Ansprechpartner) benötigen einen klaren, gemeinsamen und verlässlichen Zeitplan, auf den vor Ort zugegriffen werden kann.

Der Sektor: Lokale Unterstützungsdienste… sowohl im Büro als auch mobil

Mediationszentren bieten individuelle Unterstützung kostenlos und oft ohne Terminvereinbarung an einem festen Standort oder mobil an und haben, sofern verfügbar, Zugang zu digitalen Einrichtungen. Dank eines Netzwerks nationaler Partner ermöglichen sie es den Mitarbeitern, ein breites Spektrum an Angelegenheiten zu bearbeiten (Steuern, Beschäftigung, Renten, Ausweise usw.). Bei der sozialen Mediation geht es auch darum, den sozialen Zusammenhalt zu stärken, den Zugang zu Rechten zu gewährleisten und alltägliche Spannungen und Konflikte zu verhindern und zu bewältigen.

Direkte Folge für die Teams : Ein typischer Arbeitstag beinhaltet eine Mischung aus Empfangstätigkeiten, administrativer Unterstützung, digitalem Support, Gruppenaktivitäten und gelegentlicher Unterstützung beim Transport (Bus/Bahn), wobei es auch zu einer beträchtlichen Anzahl unvorhergesehener Ereignisse kommen kann.

Warum die Terminplanung ein „Kernbereich“ der Arbeit von Mediatoren ist

In diesem Sektor muss eine effektive Planung ganz spezifische Einschränkungen berücksichtigen:

Ein breites Spektrum an Aktivitäten und Dienstleistungen : Offene Sprechstunden, Unterstützung für Dienstleister (z. B. im Bereich öffentliche Finanzen), IT-Workshops für Einzelpersonen und Gruppen, Initiativen zur Konfliktprävention, Themenveranstaltungen (Mobilität, umweltfreundliche Praktiken usw.).
Vielfalt der Nutzer : Jugendliche, ältere Erwachsene, Berufstätige, Personen in Wiedereingliederungsprogrammen und Menschen mit Behinderungen… (erfordern ausgeprägte zwischenmenschliche Fähigkeiten und eine anpassungsfähige Herangehensweise).
Arbeiten an mehreren Standorten : Derselbe Mitarbeiter kann zunächst an einer Rezeption, dann an einer Außendienststelle und anschließend in einem Workshop eingesetzt werden.
Unvermeidbare Zeitkosten : Reisen, Koordination, Besprechungen, Dateneingabe, Mentoring/Schulung.
Qualifikationen und Fähigkeiten : Für bestimmte Positionen sind Qualifikationen und/oder spezifische Fähigkeiten erforderlich.
Abwesenheiten, die ohne Störung des Betriebsablaufs berücksichtigt werden müssen: Urlaub, Krankheitsurlaub, Zeitausgleich und Schulungen.

Eine Tabellenkalkulation mag funktionieren… bis das Team wächst, die Anzahl der Außeneinsätze zunimmt und schnell Ersatzpersonal gefunden und eingearbeitet werden muss.

Arbeitsplanvorlagen

8 Vorteile von PlanningPME für Ihre Mediationsteams

Zentrale Übersicht über mehrere Standorte und mobile Teams : Wer befindet sich wo, wann und welche Art von Tätigkeit führt er aus?
Terminplanung basierend auf Fähigkeiten/Qualifikationen : Weisen Sie die richtigen Personen den richtigen Schichten zu (Kompetenzmanagement verfügbar in PlanningPME Web Access).
Fahrzeugverwaltung : Bei der Planung eines Außendienstteams sollten Sie gleichzeitig ein Fahrzeug buchen, um Buchungskonflikte zu vermeiden.
Visualisierung unsichtbarer Zeitkosten : Reiseplanung, Koordination, Dateneingabe – für einen realistischen Zeitplan.
Wiederkehrende Aktivitäten : Richten Sie wiederkehrende Zeitpläne (wöchentlich/monatlich) ein und ändern Sie nur die Ausnahmen.
Benutzerzugriffsrechte : Jeder Benutzer sieht nur die relevanten Informationen.
Berichtserstellung + Export nach Excel : Daten extrahieren und Dashboards erstellen (Export/Synchronisierung mit Excel).
Online-Zugriff und Kalendersynchronisierung : Fernzugriff mit der Option zur Synchronisierung mit Google Kalender, abhängig von Ihren Einstellungen.

Was bietet PlanningPME konkret Organisationen für soziale Mediation?

Beispiel eines Arbeitsplans in PlanningPME

PlanningPME wurde entwickelt, um Ihnen bei der Planung von Ressourcen (Personal und Ausrüstung) und Aktivitäten in einem gemeinsamen Kalender zu helfen: ideal, wenn Sie Mediatoren, Bereitschaftsdienste, Gruppeninitiativen und Außendiensttätigkeiten verwalten. In der Praxis können Sie Ihren Zeitplan anhand von drei Schlüsselelementen strukturieren:

Personalwesen
Ein Team aus Mediatoren, Empfangspersonal und verschiedenen Koordinatoren
Materielle Ressourcen
Fahrzeugflotte, Räume/Flächen und gemeinsam genutzte Ausrüstung
Aktivitäten und Aufgabenstatus
Beispiele für Tätigkeiten: Schichtdienst, Unterstützung, IT-Workshops, Transportvermittlung, Besprechungen, Schulungen, Reisezeit. Beispiele für Aufgabenstatus in der operativen Terminübersicht: nicht begonnen / in Bearbeitung / abgeschlossen / angehalten / verschoben

Vergleichstabelle: Tabellenkalkulation vs. Papierplantafel vs. PlanningPME

Kriterien	Tabellenkalkulation (Excel/Sheets)	Auf dem Papier	PlanningPME
Echtzeit-Updates (Mehrbenutzer)	Teilweise (Aktualisierungen erforderlich)	NEIN	Ja
An mehreren Standorten geöffnete Anlaufstellen / aufsuchende Dienste	Handbuch	Handbuch	Ja
Fähigkeiten / Qualifikationen	Handbuch	NEIN	Ja
Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit, Zeitausgleich, Schulung)	Handbuch	Handbuch	Ja
Ersatzpersonal für den Fall unvorhergesehener Umstände	Schwierig	Schwierig	Ja
Fahrzeuge / Ausrüstung	Nicht geeignet	NEIN	Ja
Reisezeit	Handbuch	Handbuch	Ja
Benutzerzugriffsrechte (Manager, Teams)	Beschränkt	NEIN	Ja
Exporte & Berichterstattung (Aktivität, Volumen)	Ja	NEIN	Ja (einschließlich Export nach Excel)
Mobiler/Fernzugriff	Teilweise	NEIN	Ja (online)

3 praktische Beispiele für die Verwendung des Zeitplans in Ihrer täglichen Arbeit

1) Rufbereitschaft: Sicherstellen, dass der Betrieb trotz Personalausfällen aufrechterhalten wird

Eines Morgens meldet sich jemand krank. Ohne die richtigen Werkzeuge geraten wir in Panik: Anrufe, Nachrichten, Änderungen in Excel-Tabellen in letzter Minute… und manchmal erreichen Informationen nicht rechtzeitig den richtigen Ort.

Mit PlanningPME kann der Koordinator sofort sehen :

wer während dieses Zeitfensters verfügbar ist (und nicht bereits unterwegs oder in einer Werkstatt ist)
der über die notwendigen Qualifikationen verfügt
Welche Dienstleistungen sind von entscheidender Bedeutung (Laufkundschaftsangebote, erwartete Besucherzahlen usw.)?

Ergebnis : Schnellere Suche nach Ersatzpersonal, weniger Stress und Fortsetzung des Dienstes.

2) Mobiles Team: Planung von Mediatoren, Fahrzeugen und Reisezeiten

Beim Thema Fernarbeit geht es nicht nur darum, „wer arbeitet“, sondern auch darum, wo die Menschen arbeiten, welche Geräte sie benutzen und wie lange.

In PlanningPME können Sie planen :

Außenteams
Fahrzeuge
Ziele (Stadtteil/Ort/Empfangsstelle)
Reisen als eigenständige Aktivität

So vermeiden Sie Fehler in Ihrem Zeitplan: : Ein Fahrzeug wird zweimal gleichzeitig gebucht, oder ein Werkstatttermin wird um 14 Uhr angesetzt, ohne die 45-minütige Anfahrtszeit zu berücksichtigen.

3) Workshop zu digitalen Kompetenzen und Gruppenaktivitäten: Ausgewogene Gestaltung von Veranstaltungen und der Nutzung durch die Teilnehmenden

Workshops und themenbezogene Aktivitäten zur digitalen Inklusion sind unerlässlich… aber sie dürfen nicht die gesamte verfügbare Zeit in Anspruch nehmen, sodass die Betreuung der Nutzer vernachlässigt wird.

Mit PlanningPME können Sie die Woche mit einer klaren Übersicht der Aktivitäten anzeigen lassen: :

Öffnungszeiten der Rezeption/Bürozeiten
Gruppenworkshops
Individuelle Unterstützung
Zeit für die Koordination

Objektiv : Um eine gute Verteilung der Arbeitslast zu gewährleisten, werden Workshops durchgeführt und die Servicequalität ist gleichbleibend hoch.

Richten Sie PlanningPME ein, ohne Ihre Arbeitsbelastung zu erhöhen.

Identifizieren Sie die Hauptkategorien von Aktivitäten (Empfang, administrative Verfahren, Dienstleistungen im Bereich digitaler Kompetenzen, Transport, Workshops, Koordination, Reisen).
Führen Sie relevante Fähigkeiten und Qualifikationen auf (z. B. Konfliktprävention, Arbeit mit bestimmten öffentlichen Gruppen).
Organisieren Sie die Arbeitsbereiche (fest und mobil) mit klaren und einheitlichen Bezeichnungen.
Standardisieren Sie die Abwesenheitsbezeichnungen (Urlaub, Krankheitsurlaub, Zeitausgleich, Schulung), um sicherzustellen, dass die Informationen über die Verfügbarkeit zuverlässig sind.
Legen Sie eine Routine fest: ein wöchentliches Koordinierungstreffen + eine einfache Regel für Änderungen (z. B. wer genehmigt, wer informiert).

Eine Terminplanung, die den Service und das Team schützt.

In der sozialen Mediation geht es nicht einfach darum, „Kästchen abzuhaken“. Es bedeutet, unser Versprechen zu halten, für die Nutzer unserer Dienstleistungen da zu sein: Empfang, Beratung, Unterstützung und manchmal auch Einfühlungsvermögen. Mit einem gemeinsamen, strukturierten Zeitplan reduzieren Sie die mentale Arbeitsbelastung, erleichtern den Einsatz von Ersatzkräften und verschaffen den Mitarbeitern an vorderster Front – genau dort, wo die Servicequalität bestimmt wird – mehr Transparenz.

Fallstudie von Kunden - Sie sprechen von uns

Sie sprechen von uns

Lesen Sie die Referenz unseres Kunden Mairie de Bagneux

Das Rathaus von Bagneux stellt seine Organisation vor, um die Planung der Bediensteten im Rathaus einfach zu steuern.

Unternehmen Übersicht

Bagneux Rathaus
besteht aus mehr als 800 Agenten unter denen
1 Instandhaltungsabteilung mit 200 Mitarbeitern
1 Kommunikation / public Relations Abteilung, die 14 Gemeinschaftsräume verwaltet

Planungsbedürfnisse

Unsere Hauptanforderungen an das Planungsmanagement waren:
1- verfügbaren Wartungspersonal, die sich um folgendes kümmern, schnell zu identifizieren:
- Wartung von 10 Schulen mit 3 oder 4 verschiedenen wöchentlichen Slots und 5 Agenten Profilen (Assistenz, Instandhaltungspersonal, Catering Agent, Betreuer, Gruppenleiter)
- Reinigung und Pflege von Gemeinschaftsgebäuden (Rathaus, Theater, Städtisches Gesundheitszentrum, sozio-kulturelles Zentrum, Gemeinschaftsräume,...)
2- Identifizierung der Belegungszeiträumen der Gemeinschaftsräumen, um Reinigung Einsätze der kommunalen Gebäuden zu planen.

Kommunale Personal verwalten

PlanningPME ermöglicht uns eine Visualisierung der Verfügbarkeiten der Serviceagenten über eine Woche oder den Monat (Wartung - 200 Agenten). Auf diese Weise kann der Administrator die Anforderungen zur Verstärkung des einen oder des anderen Teams besser definieren.Wenn ein Site-Administrator die Abwesenheit eines Mitarbeiters an einem bestimmten Tag meldet, ermöglicht es PlanningPME zu sehen, ob eine Rückkehr schnell geplant ist (Agent im Training, freier Tag…) und deshalb die verantwortliche Person auf die vorrangigen Aufgaben hinzuweisen, die in Erwartung der Rückkehr der Arbeitskräfte durchgeführt werden. Im Falle einer Abwesenheit, die länger dauert (Krankheit, Urlaub), erwarten Sie die Entsendung von Verstärkungen.
Die Software ermöglicht es uns auch, das von einem Standort übertragene Personal zu identifizieren, um ein anderes zu verstärken. Schliesslich ermöglicht PlanningPME uns auch, die Menge der verfügbaren Ressourcen pro Standort abhängig von ihren Fähigkeiten usw. Zu ermitteln. Außerdem ermöglicht PlanningPME die Verwaltung der Besetzung von Gemeinschaftsräumen. Wir können die Einsätze von Wartungsagenten auf der Grundlage von Freizeit programmieren. Auf der anderen Seite kann auch die Stundenanzahl der Belegung von Räumen pro Kunden (Vereine, Einzelpersonen, Dienste der Gemeinde, Firma) gemesst.