So verschieben Sie eine Besprechung, einen Termin, ein Ereignis oder eine Aufgabe

Häufige Gründe sind:

• Doppelbuchungen oder Prioritätsänderungen
• Krankheit, dringende Aufgaben oder Notfälle
• Wichtige Teilnehmer oder Mitarbeiter nicht verfügbar

Eine Terminverschiebung ist kein Scheitern, sondern eine gängige Realität. Der Schlüssel liegt in der professionellen Handhabung.

Probieren Sie PlanningPME für die Terminverschiebung

Im Folgenden finden Sie Beispiele für die drei häufigsten Arten von Umschuldungen in verschiedenen Branchen.

Ein Techniker, der für eine Installation am Dienstag vorgesehen ist, meldet sich krank

• Auswirkungen auf die Organisation : Aufgaben oder Termine müssen neu zugewiesen oder verschoben werden
• Lösung : Weisen Sie die Installationsaufgabe einem anderen verfügbaren Techniker mit den gleichen Fähigkeiten zu, oder verschieben Sie sie auf den nächsten verfügbaren Termin. Informieren Sie den Kunden, wenn sich das Datum der Installation ändert.

Ein Kunde bittet darum, seinen Termin von Donnerstag Nachmittag auf Freitag Morgen zu verschieben.

• Auswirkungen auf die Organisation : Geplante Arbeiten müssen verschoben oder angepasst werden
• Lösung : Aktualisieren Sie die Planung und die Ressourcen; senden Sie eine neue Bestätigung an den Kunden und das Team. Schlagen Sie einen anderen Termin vor, wenn Sie keine Verfügbarkeiten in der Planung haben.

Es gibt ein betriebliches oder technisches Problem (Geräteausfall, Lieferverzögerung, schlechtes Wetter)

• Auswirkungen auf die Organisation : Aufgaben können nicht wie geplant gestartet oder beendet werden
• Lösung : Identifizieren Sie die betroffenen Aufgaben und Ressourcen und passen Sie dann die Planung an, indem Sie sie verschieben oder neu zuweisen. Benachrichtigen Sie die betroffenen Kunden oder Teams und geben Sie der Wiederaufnahme des normalen Betriebs Priorität, sobald das Problem behoben ist.

1. Kommunizieren Sie schnell und klar. : Senden Sie umgehend eine Benachrichtigung, idealerweise mindestens 24 Stunden im Voraus.
2. Verwenden Sie aussagekräftige Betreffzeilen. : Gestalten Sie Ihre E-Mail-Vorlage so übersichtlich wie möglich. Das Thema könnte beispielsweise lauten: „Neuterminierung: [Name des Meetings] am [Datum]“
3. Entschuldigen Sie sich kurz : Es genügt, sich einfach für die kurzfristige Änderung zu entschuldigen. Begründen Sie Ihre Antwort kurz und prägnant in einem Satz.
4. Schlagen Sie 2–3 Zeitoptionen vor : Um die Möglichkeiten zu erhöhen, einen weiteren gemeinsamen Slot zu finden und den Hin und Her zu minimieren, sollten mehrere Optionen vorgeschlagen werden.
5. Bitten Sie um Bestätigung : Um sicherzustellen, dass alle anwesend sind und auf dem gleichen Stand, bitten Sie alle Teilnehmer um eine Bestätigung.
6. Dankeschön an die Empfänger : Sobald der nächste freie Platz gefunden ist, zeigen Sie Ihre Wertschätzung, indem Sie allen beteiligten Mitgliedern danken.
7. Nutzen Sie ein Online-Planungstool : Sparen Sie Zeit und reduzieren Sie Stress, indem Sie eine Planungssoftware wie PlanningPME verwenden, um einen klaren Überblick über die Verfügbarkeit der Mitarbeiter zu erhalten und automatisch anpassbare E-Mails zu relevanten Zeitpunkten zu versenden.

Hier finden Sie einige Vorlagen, mit denen Sie alle Arten von Terminverschiebungen verwalten können: Besprechung, Termin...

Vorlage 1 : Allgemeine Vorlage zum Anpassen

Subject : Wir verschieben unser [Meeting Name] auf den [Original Date].

Körper
Hallo [Name],

Es tut mir leid, aber ich muss unser ursprünglich für [Datum] um [Uhrzeit] anberaumte Besprechung aus [kurzer Grund] verschieben. Wäre entweder [Datum Option 1] oder [Datum Option 2] für Sie geeignet?

Bitte lassen Sie mich wissen, was Sie bevorzugen oder teilen Sie mir Ihre Verfügbarkeit mit. Vielen Dank für Ihre Flexibilität!

Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]

Vorlage 2 : Ein wichtiger Teilnehmer ist nicht verfügbar

Betreff : Wir müssen unser [Name der Besprechung] am [ursprüngliches Datum] wegen der Verfügbarkeit des Teams verschieben.

Körper
Hallo [Name],

[Name] entschuldigt sich, aber aufgrund einer Änderung in letzter Minute wird er nicht teilnehmen können. Da er ein wichtiges Mitglied für diese Besprechung ist, ist es besser, sie zu verschieben.
Bitte lassen Sie mich wissen, welche Termine Ihnen am besten in Ihren Terminkalender passen:
Option 1 : [Datum und Uhrzeit]
Option 2 : [Datum und Uhrzeit]
Option 3 : [Datum und Uhrzeit]

Vielen Dank für Ihr Verständnis.

Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]

Vorlage 3 : E-Mail-Bestätigung

Betreff : [Name der Besprechung] wurde auf [Neues Datum] verschoben.

Körper
Hallo [Name],

Bitte beachten Sie, dass das Datum von [Name der Besprechung] auf [Datum und Uhrzeit] geändert wurde.
Nochmals vielen Dank für Ihr Verständnis und Ihre Flexibilität.

Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]

Mit einer Online-Terminplanungssoftware wie PlanningPME wird die Neuplanung von Ereignissen jeder Art dank nützlicher zeitsparender Funktionen zum Kinderspiel.

1. Verwalten Sie Doppelbelegungen : Dank Warnmeldungen und einer übersichtlichen und visuellen Benutzeroberfläche sind Sie über alle Doppelbuchungen informiert.
2. Gemeinsame Zeitfenster auf einen Blick finden : Unter Berücksichtigung von Arbeitszeiten, laufenden Aufgaben und Abwesenheiten von Mitarbeitern schlägt das Planungstool das nächste verfügbare Zeitfenster für alle Teilnehmer vor. Sie können die Planung auch manuell nach zugewiesenen Ressourcen filtern, um alle offenen Slots visuell zu identifizieren.
3. Ziehen und ablegen, um den Termin zu verschieben : Verschieben Sie Besprechungen oder Aufgaben mit einem schnellen Drag-and-Drop. Sie müssen nicht jedes Ereignis manuell bearbeiten.
4. Aufgaben einfach neu zuweisen : Wenn jemand ausfällt oder überlastet ist, können Sie Aufgaben mehrfach auswählen und sie mit wenigen Klicks an ein anderes Teammitglied übertragen.
5. Verwalten Sie nicht zugewiesene Aufgaben : Verwenden Sie den Bereich "Zu planen" als Aufgabenliste, um noch nicht zugewiesene Aufgaben aufzubewahren, und weisen Sie diese Aufgaben dann den Ressourcen zu, sobald deren Verfügbarkeit feststeht.
6. Senden Sie während des gesamten Prozesses automatische Erinnerungen : Sobald Sie den Status einer Aufgabe ändern oder sie neu planen, werden automatisch Benachrichtigungen an die betreffenden Personen gesendet. Keine zusätzlichen E-Mails erforderlich.
7. Teilen Sie die Planung : Laden Sie ganz einfach Mitarbeiter oder Kunden mit bestimmten Lese- oder Schreibrechten in der Planung ein.

Vorteile bei der Kombination von guter E-Mail-Etikette (klare, rechtzeitige, höfliche Kommunikation) mit der Leistungsfähigkeit von PlanningPME (Funktionen für intelligente Terminplanung und automatische Benachrichtigungen):

• Respektieren Sie die Zeit Ihres Teams
• Reduzieren Sie den Verwaltungsaufwand
• Vermeiden Sie doppelte Buchungen und Fehlkommunikation
• Halten Sie alle mühelos auf dem Laufenden

Terminverschiebungen kommen vor, aber mit dem richtigen Ansatz müssen sie keine Kopfschmerzen bereiten. Befolgen Sie diese Richtlinien und verschieben Sie Besprechungen wie ein Profi, während Sie gleichzeitig organisiert bleiben und Ihr Team auf Kurs halten.