Rotierende Schichtplanung

Egal, ob Sie einen schnellen Einstieg oder ein leistungsstarkes Tool zur Schichtverwaltung Ihres Teams suchen – hier finden Sie die passende Lösung. Testen Sie die Schichtplanvorlage von PlanningPME, um eine flexible und professionelle Lösung für die Schichtplanung zu finden, oder laden Sie gebrauchsfertige Excel-Schichtplanvorlagen für den sofortigen Einsatz herunter. Wählen Sie die Option, die Ihren Anforderungen am besten entspricht.

 

Bei rotierenden Schichten arbeiten Mitarbeiter über einen festgelegten Zeitraum in verschiedenen Schichten. Diese Schichten können Früh-, Mittags-,Spät-, Tag- oder Nachtschicht umfassen und gewährleisten so eine kontinuierliche Besetzung in Branchen, die einen längeren oder 24/7-Betrieb erfordern.

Rotierende Schichten funktionieren in einem Zyklus, d. h. Mitarbeiter arbeiten für einen bestimmten Zeitraum in bestimmten Schichten und wechseln dann in eine andere Schicht. Beispielsweise kann ein Mitarbeiter zwei Wochen lang in der Tagschicht arbeiten, zwei Wochen in die Nachtschicht wechseln und dann wieder zurückwechseln. Diese Rotation stellt sicher, dass alle Mitarbeiter die Verantwortung für weniger wünschenswerte Schichten, wie z. B. Nachtschichten oder Wochenenden, teilen.

Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, rotierende Schichtpläne zu erstellen. Hier sind einige gängige rotierende Schichtpläne, die in verschiedenen Branchen verwendet werden.

2-Schichtplan

Ein 2-Schichtplan unterteilt den Arbeitstag in zwei Schichten, typischerweise eine Tag- und eine Nachtschicht. Jede Schicht dauert etwa 8 Stunden. Die Mitarbeiter wechseln zwischen den beiden Schichten und arbeiten oft eine festgelegte Anzahl von Tagen in einer Schicht, bevor sie in die andere wechseln. So wird eine kontinuierliche Besetzung gewährleistet. Beispielsweise könnte ein Mitarbeiter in der ersten Woche in der Tagschicht arbeiten und in der nächsten Woche in die Nachtschicht wechseln. Dadurch entsteht ein wöchentlicher Wechsel mit zwei freien Tagen am Wochenende.

3-Schichtplan

Ein 3-Schicht-Plan unterteilt den Arbeitstag in drei Schichten: Früh-, Mittags- und Spätschicht, wodurch eine 24-Stunden-Abdeckung gewährleistet ist. Die Mitarbeiter wechseln zwischen diesen Schichten und arbeiten typischerweise eine Woche in jeder Schicht, bevor sie zur nächsten wechseln. Beispielsweise könnte ein Mitarbeiter eine Woche lang die Frühchicht, die darauffolgende Woche die Mittagsschicht und die darauffolgende Woche die Spätschicht arbeiten, und dann wiederholt sich der Zyklus.

2-2-3-Schichtplan (Panama)

Der 2-2-3 Schichtplan, auch als Panama-Schichtplan bekannt, besteht darin, dass die Mitarbeiter zwei aufeinanderfolgende Tage arbeiten, dann zwei Tage frei haben, dann drei aufeinanderfolgende Tage arbeiten und der Zyklus sich dann wiederholt.

4-Schichtplan

Ein 4-Schicht-Plan unterteilt die Arbeitswoche in vier Schichten, typischerweise Früh-, Mittags- und Spätschichten. Ein Wechselschichtplan gewährleistet eine kontinuierliche Besetzung. Beispielsweise würde ein Mitarbeiter in einem 8-Tage-Zyklus die ersten beiden Tage in Frühschichten, die nächsten beiden in Mittagsschichten und die darauffolgenden beiden in Spätschichten arbeiten. Anschließend hat er die letzten beiden Tage frei, bevor der Zyklus von vorne beginnt.

5-Schichtplan

Die 5-Schichtplan teilt die Arbeitswoche in fünf Teams auf und gewährleistet so eine vollständige und kontinuierliche Abdeckung des Unternehmens. Beispielsweise kann die Rotation einem 10-Tage-Zyklus folgen, bei dem die Mitarbeiter zwei aufeinanderfolgende Tagschichten, dann zwei Nachmittagsschichten, dann zwei Nachtschichten und schließlich vier freie Tage arbeiten.

4-Tage-Wechselschichtplan

Beim 4-Tage-Schichtplan arbeiten die Mitarbeiter 4 aufeinanderfolgende Tage und haben anschließend 4 Tage frei, wodurch ein ausgewogener Arbeits-Ruhe-Zyklus gewährleistet wird.

DuPont Schichtplan

Der DuPont Schichtplan besteht aus einem rotierenden 12-Stunden-Schichtmuster, das sich alle 4 Wochen wiederholt. In dieser Schicht sieht der Plan jedes Mitarbeiters wie folgt aus: 4 Arbeitstage – 3 Tage frei – 3 Tage Arbeit – 1 Tag frei – 3 Tage Arbeit – 3 Tage frei – 4 Tage Arbeit – 7 Tage frei.

Wählen Sie einen Schichtplan (2-Schicht-Wochenplan, 3-Schicht-Plan, Nachtschicht usw.) und befolgen Sie die nachstehenden Schritte, um mit PlanningPME ganz einfach einen rotierenden Schichtplan zu erstellen und zu verwalten.

1 - Definieren Sie Ihre Teams und Ressourcen 

Verteilen Sie Mitarbeiter unter Berücksichtigung von Fähigkeiten, Präferenzen und gesetzlichen Anforderungen auf die Teams.

• Teams : Erstellen Sie Teams als Abteilungen.
• Mitarbeiter : Legen Sie Ihre Mitarbeiter an und ordnen Sie sie einem Team zu. Manche Mitarbeiter arbeiten möglicherweise lieber in bestimmten Schichten (Früh/Mittag/Spät).

2 - Definieren Sie das Zeitprofil jedes Mitarbeiters

Definieren Sie die Anzahl der Stunden, die täglich im Standardprofil gezählt werden sollen. Beachten Sie, dass das Standardprofil standardmäßig allen Mitarbeitern zugewiesen ist. 

• Standard-Wochenprofil : Öffnen Sie im Menü Daten -> Arbeitsstunden das Standardprofil, wählen Sie bei „Arbeitsvolume nach“ die Option „Stundenanzahl“ aus und geben Sie die Arbeitstage und die Anzahl der Arbeitsstunden/Tag an (z. B. Mo-Fr, 8 Stunden/Tag).
• Spezialprofile : Erstellen Sie im Menü „Daten“ -> „Arbeitsstunden“ weitere Profile für Mitarbeiter mit speziellen Wochenstundenprofilen (Halbwoche, nur Vormittag usw.). Anschließend können Sie im Reiter „Arbeitsstunden“ der Ressourcenkarte den Ressourcen individuell spezifische Profile zuweisen.

3 - Erstellen Sie Ihre Schichten mit „Aufgaben“

Erstellen Sie Ihre verschiedenen Schichten als „Aufgaben“ im Menü „Daten“ -> „Aufgabe“ (z. B. Früh-, Mittag- und Spätschichten).

• Etikett : Dies ist der Name der Schicht (z. B. „Frühschicht“, „9.00-17.00 Uhr“)
• Farbe : Weisen Sie jeder Schicht eine Farbe zu, um die Schichten optisch zu unterscheiden.

4 - Erstellen Sie Ihre Urlaubs- und Freizeitliste

Erstellen Sie im Menü „Daten“ -> „Fehlzeit“ eine Liste Ihrer Abwesenheiten und freien Tage.

• Etikett : Bezeichnung der Verhinderung (zB Jahresurlaub, Sonderurlaub, bezahlter Urlaub)
• Farbe : Wählen Sie für jede Fehlzeit eine Farbe aus. Beachten Sie, dass Fehlzeiten in der Planung schraffiert dargestellt werden, um sie von Aufgaben zu unterscheiden.

5 - Alle wiederkehrenden Schichten erstellen

Um die Schichten zu erstellen, definieren Sie zunächst die Logik des rotierenden Zyklusmusters: Häufigkeit (täglich, wöchentlich usw.), Start- und Enddatum. Sie können Ihre vollständige Planung problemlos auch für das ganze Jahr erstellen.

6 - Passen Sie die Planung nach Bedarf an

Mit PlanningPME können Sie Schichten bei Bedarf einfach neu zuweisen, beispielsweise wenn ein Mitarbeiter im Urlaub ist. Alle Änderungen am Terminplanung werden im Verlaufsprotokoll aufgezeichnet, sodass Sie bei Bedarf nachvollziehen können, wer welche Änderungen vorgenommen hat.

7 - Kommunizieren und teilen Sie die Planung

Sie können die Planung mit allen Beteiligten kommunizieren und teilen. Die folgenden Funktionen unterstützen eine reibungslose Kommunikation in Echtzeit:

• Eingeschränkter oder schreibgeschützter Zugriff : Geben Sie jedem Benutzer Zugriff auf die Planung mit bestimmten Einschränkungen hinsichtlich dessen, was er sehen und ändern kann.
• Benachrichtigungen  : Senden Sie automatisch Benachrichtigungen an die betroffenen Personen, ausgelöst durch die von Ihnen angegebenen Aktionen (z. B. Änderung einer Aufgabe, Urlaubsantrag).
• Kalendersynchronisierung  : Synchronisieren Sie Ihre PlanningPME-Planung mit Kalenderanwendungen wie Google Kalender oder Outlook, sodass die Informationen zu PlanningPME auch in diesen Anwendungen sichtbar sind.

8 - Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden für jeden Mitarbeiter extrahieren

Sie können für jeden Mitarbeiter Berichte über die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden für einen festgelegten Zeitraum (pro Woche, Monat, Jahr usw.) erstellen.

• Excel-Berichte/Pivot-Tabelle : Erstellen Sie Ihre eigenen PivotTable-Berichte über die wöchentlich, monatlich oder jährlich von Mitarbeitern geleisteten Arbeitsstunden und aktualisieren Sie diese regelmäßig.
• Integration/API  : Integrieren Sie Ihre Terminplanung in Ihre Zeiterfassungssoftware

Der Schichtplan bietet entscheidende Vorteile für Unternehmen und Mitarbeiter und sorgt für einen kontinuierlichen Betrieb und eine ausgewogene Arbeitsbelastung.

• Bessere Abdeckung : Sorgt für einen erweiterten Betrieb mit fairer Arbeitslastverteilung.
• Kompetenzentwicklung : Verbessert Anpassungsfähigkeit, Problemlösungsfähigkeit und Vielseitigkeit durch abwechslungsreiche Schichterfahrungen.
• Fairness und Wohlbefinden : Reduziert Müdigkeit durch die Aufteilung von Nachtschichten und die Förderung gesünderer Arbeitszeiten.
• Erhöhtes Engagement : Verhindert Monotonie und hält die Mitarbeiter motiviert und produktiv.
• Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben : Bietet Flexibilität für persönliche Zeit, Besorgungen und soziale Aktivitäten.
• Geringere Überstundenkosten : Reduziert den Bedarf an Überstunden und minimiert so die Arbeitskosten und den Burnout der Mitarbeiter.
• Anpassungsfähigkeit : Bereitet Mitarbeiter darauf vor, schnell auf unerwartete Anforderungen zu reagieren und so die Betriebseffizienz sicherzustellen.

Ein gut geplantes Wechselschichtsystem steigert die Produktivität, Fairness und Mitarbeiterzufriedenheit und trägt zu einer belastbaren und erfolgreichen Belegschaft bei.

Zu den Branchen, in denen häufig Wechselschichten eingesetzt werden, gehören:

• Gesundheitspflege : Krankenhäuser, Kliniken und Notdienste, die rund um die Uhr Personal benötigen.
• Herstellung : Fabriken und Produktionsanlagen, die einen Dauerbetrieb erfordern.
• Notdienste : Polizei, Feuerwehr und Rettungssanitäter arbeiten im Schichtdienst und sind rund um die Uhr verfügbar.
• Transport : Fluglinien, Schifffahrtsunternehmen, Eisenbahnen und öffentliche Verkehrsmittel sind rund um die Uhr in Betrieb.
• Gastfreundschaft : Hotels, Restaurants und Kundendienstzentren.
• IT und Rechenzentren : Technologieunterstützung und Datenüberwachung erfordern jederzeitige Personalverfügbarkeit.

Diese Branchen profitieren von rotierenden Schichten, da sie einen konstanten Service gewährleisten, die Effizienz maximieren und die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter ausgleichen.

Bei der Erstellung von Schichtplänen ist die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften, wie z. B. der Höchstarbeitszeit, Ruhezeiten, Überstundenvergütung und Arbeitnehmerrechte, unerlässlich.

• Halten Sie die Arbeitsgesetze zu Arbeitszeiten und Ruhezeiten ein
• Sorgen Sie für ausreichend Pausen, um Müdigkeit vorzubeugen
• Mitarbeiter im Gesundheitsmanagement während der Schichtarbeit schulen

Die Einhaltung gesetzlicher Richtlinien schützt Unternehmen nicht nur vor Strafen, sondern gewährleistet auch eine faire Behandlung und das Wohlbefinden der Mitarbeiter.

Rotierende Schichten verbessern die Betriebskontinuität, erfordern aber eine sorgfältige Planung, um Produktivität und Mitarbeiterwohlbefinden in Einklang zu bringen. PlanningPME vereinfacht dank der Funktion für wiederkehrende Ereignisse die Erstellung und Verwaltung beliebiger Schichtpläne. Ob rotierende Schichten, feste Zeiten oder komplexe 24/7-Besetzung – die Software automatisiert wiederkehrende Schichten, um Zeit zu sparen und Fehler zu reduzieren. Nutzer können mit wenigen Klicks Muster wie wöchentliche Rotationen, alternierende Schichten oder individuelle Zyklen einrichten. Diese Flexibilität gewährleistet klare, organisierte und arbeitsrechtlich konforme Terminplanungen. Mit PlanningPME können Unternehmen ihre Personalplanung effizient gestalten und gleichzeitig Fairness und Produktivität gewährleisten.