Wochenplan erstellen: Warum er wichtig ist und wie es geht

Definition

Der Wochenplaner wird normalerweise in Form einer übersichtlichen und farbenfrohen Tabelle präsentiert und ist eine Art Kalender oder Wochenplaner für Unternehmen. Trotz seines kindlichen Aussehens erweist es sich als leistungsstarke Lösung zur Optimierung des Zeitmanagements. Von Montag bis Freitag, Dienstag bis Samstag usw. bietet es ein ausführliches Wochenfoto sowie eine genaue Vorstellung der täglich zu erledigenden Aufgaben. Damit der Leiter, Manager oder Mitarbeiter die zu ergreifenden Maßnahmen und Prioritäten erkennen kann.

Laden Sie unsere kostenlosen Wochenplanvorlagen herunter oder probieren Sie sie aus: eine einfache, einsatzbereite Excel-Vorlage, oder das leistungsstarke und flexible Tool PlanningPME zur effizienten Organisation der Dienstpläne Ihrer Teams. Wählen Sie die Vorlage, die am besten zu Ihrer Organisation passt.

 

Ein Wochenplan ermöglicht – wie eine Karte über mehrere aufeinanderfolgende Tage – Folgendes:

• Verteilen Sie Zeitfenster, um den Geschäftsanforderungen gerecht zu werden ;
• die Arbeitszeiten aufschlüsseln (eigentliche Arbeit, Mittagspause, Besprechungen, Schulungen usw.) ;
• Teilen Sie die Verfügbarkeit jedes Einzelnen zwischen den verschiedenen Teammitgliedern ;
• Heben Sie die Organisation als Ganzes hervor, um mehr Initiative zu erzielen.

Dieser Kalender muss natürlich noch an den Geschäftsplan des Unternehmens angepasst werden, das ihn verwendet..

Der Vorteil, organisiert zu sein

Sich auf einen Tisch beziehen zu können, der alle Aktivitäten zentralisiert, ist ein Arbeitskomfort, der zum allgemeinen Wohlbefinden beiträgt. So wie ein Sporttrainer auf einem Tisch die Position und Rolle jedes Spielers auf dem Spielfeld beschreibt, weiß jeder, was ihn einzeln und gemeinsam erwartet:

• Zu erledigende Arbeiten zum Zeitpunkt T ;
• Positionierung seiner Teamkollegen ;
• Status der damit verbundenen Dienstleistungen ;

Der Vorteil der Flexibilität

Was uns zu diesem zweiten Vorteil bringt: Flexibilität. Stellen Sie sich vor, Sie sitzen am Steuer Ihres Fahrzeugs und haben eine Route vorgezeichnet. Doch angesichts des Wetters, möglicher Arbeiten oder eines Unfalls: Selbst mit einem guten GPS wird die Straße sicherlich nicht so sein, wie Sie es sich vorgestellt haben. Möglicherweise müssen Sie das Unerwartete bewältigen, um einen besseren Start zu haben. Das Gleiche gilt, wenn Sie Ihren Wochenplan entwerfen. Denn letzteres legt eine ideale Vorgehensweise fest, ist aber nie festgelegt. Es ist ein Wochenplaner, der Sie unterstützen soll, aber Sie sitzen auf dem Fahrersitz.

Der Vorteil des Vorwegnehmens

Konsequenz der Flexibilität: Priorisierung und Antizipation. Wenn Sie ein bedeutendes laufendes Projekt haben, ist es für Sie einfacher, dessen Auswirkungen innerhalb des Teams zu verstehen. Dazu müssen Sie lediglich das Projekt in mehreren Etappen strukturieren oder neue Mitarbeiter einbeziehen. Somit können Sie:

• Behalten Sie die Kontrolle über die detaillierte Organisation;
• Fristen einhalten.

Der Vorteil, lehrreich und produktiv zu sein

Durch den Einsatz eines Online-Arbeitszeitmanagement-Tools wird es sehr einfach sein, eine klare Planung zu erstellen, der das Tempo aller berücksichtigt. Darüber hinaus ist jede Änderung sichtbar, sobald die Daten gespeichert werden. Teilnehmer werden sofort über die Aktivitäten einer Person, die Teilnahme an Besprechungen und mehr benachrichtigt. Die Vermeidung überflüssiger Austausche (die von Montag bis Freitag zahlreich sind) hat den Vorteil, den Einzelnen wertzuschätzen und einen großzügigen Einfluss auf die Produktivität zu haben.

Die Organisation täglicher Aufgaben mit einem Wochenplan fördert das Verständnis, den Zusammenhalt und damit den Erfolg Ihrer Missionen. Mit etwas Übung ist es möglich, individuelle und gemeinsame Ziele schnell auf einen Blick zu teilen und zu kanalisieren. Worauf ist die Woche zu achten, die heiter beginnt, und zwar unabhängig von ihrer Rolle im Unternehmen?

Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Hier sind die 5 Hauptschritte, um dies zu erreichen.

Listen Sie Ihre Aufgaben auf

Angefangen bei den Hauptaufgaben bis hin zu den kleinsten:

• Erstellen Sie eine Zusammenfassung aller zu erreichenden Ziele in Form einer Liste oder einer Baumstruktur (je nachdem, was Ihnen am aussagekräftigsten erscheint).
• Sammeln Sie alle Informationen an einem einzigen Ort, die als Datenbank für die Erstellung Ihrer Wochenkalender dienen.
• Erstellen Sie eine Vorlage für eine Aufgabenliste, die Sie mit der Zeit und durch Übung verfeinern.

Listen Sie Ihre Ressourcen auf

Für jedes auszuführende Projekt müssen Sie ein Team oder genauer gesagt Mitarbeiter benennen. Hierzu ist eine Bestandsaufnahme Ihrer Ressourcen unerlässlich, d.h.:

• Die Anzahl der Dienste
• Die Rolle von Teams
• Die Qualifikation und Namen der Personen, die den Bedarf decken können.

Dieser erste Schritt ist wichtig für die Darstellung der Zeilen und Spalten, die in Ihrem zukünftigen Wochenplan erscheinen werden.

Unser Rat für diese ersten beiden Schritte (und die folgenden): Wenn Sie es gemeinsam tun, wird es anregender sein und Sie werden die Zahl der Versehen verringern.

Definieren Sie Ihre Prioritäten und deren Fristen

Eine weitere entscheidende Phase: Gehen Sie von den Zeitfenstern, die Sie betreffen, zurück zu Ihrer Baumstruktur oder Ihrer Aufgabenliste, um die Prioritäten zu definieren. Das heißt, dass Sie für jede Reihe von Aufgaben oder Zielen für die Woche Folgendes benötigen:

• Vergeben Sie ein passendes Fälligkeitsdatum ;
• Bestimmen Sie die Zeit, die für die Fertigstellung benötigt wird ;
• Wählen Sie die Humanressourcen aus, die den Erfolg garantieren ;
• Bewerten Sie den richtigen Zeitpunkt, um mit dem Projekt zu beginnen ;

Unser Rat für diesen 3. Schritt :
Bevorzugen Sie klare und prägnante Titel, um Ihren Wochenplan umzusetzen und systematisch Handlungsspielraum für den Ausgleich unvorhergesehener Ereignisse zu schaffen. (Tage und Ersatzmitarbeiter bei Abwesenheit.)

Planen Sie Ihre Missionen nach Wichtigkeit

Die Priorisierung Ihrer wöchentlichen Aufgaben kann manchmal Kopfschmerzen bereiten. Aus diesem Grund erleichtert Ihnen ein Wochenplan die Organisation. Zu diesen Prioritäten gehören:

• Unterscheiden Sie zwischen kurz- und langfristigen Zielen ;
• Teilen Sie entfernte Fristen in kurze Aufgaben auf ;
• Verteilen Sie die Aufteilung der Missionen auf mehrere Wochenplaner.

Unser Rat für diesen 4. Schritt :
Teilen Sie die Informationen so schnell wie möglich Ihren Teams mit. Sie werden die Initiative zu schätzen wissen und sich besser im Voraus vorbereiten können.

Machen Sie pro Woche einen Punkt

Ob zu Beginn, in der Mitte oder am Ende der Woche, es liegt an Ihnen, Ihr Tempo zu wählen. Aber vernachlässigen Sie nicht die Umsetzung eines wöchentlichen Punktes, der Ihnen Folgendes ermöglicht:

• Zur Förderung Ihrer Mitarbeiter ;
• Damit Sie pünktlich sind ;
• Bremsen oder Hindernisse schnell erkennen ;
• Lösungen finden, um sofort wieder auf die Beine zu komment ;

Unser Rat für diesen 5. und letzten Schritt:
Zögern Sie nicht, Ihren Mitarbeiterkreis einzubeziehen. Sie können Ihnen ihre eigene Vision anbieten und werden umso stärker in das Projekt und seine Fristen einbezogen.

Excel-Planungen

Die berühmte Tabellenkalkulation ist das beliebteste Tool vieler Unternehmen und bietet eine effiziente Implementierung und erste Erfahrungen in der Autonomie. Sobald Sie seine Funktionen beherrschen, wird es tatsächlich praktisch und schnell sein, einen Wochenkalender zu erstellen, um ihn im Unternehmen umzusetzen.

Die Vorteile einer Excel-Verwaltungstabelle

Zu diesem Zweck finden Sie über Microsoft Media ganz einfach alle Arten von vorgefertigten Wochenplanern. Für Benutzer zugängliche Planungsmodelle, die Sie entsprechend Ihren Ressourcen und Aufgaben auswählen und anpassen müssen. Perfekt für eine feste Organisation, aber anspruchsvoller, wenn es darum geht, Ihre Planung unter der Woche zu ändern.

Die Nachteile einer Excel-Planung

Für Einsteiger in das Planungsmanagement praktisch, kann sich die Excel-Tabelle im Umkehrschluss als Fehlerquelle erweisen. Diese Art von Gerät ist nicht wirklich intuitiv, es erfordert große Sorgfalt und Fähigkeiten, die eines Virtuosen würdig sind. Sagen Sie sich auch bei einer kleinen Struktur, dass der Erfolg vollständig auf Ihren Schultern liegt. Planungsmanagement, das seine Grenzen hat, da es hohe Anforderungen an den Verantwortlichen stellt.

Online-Planung und Software

Dabei handelt es sich um eine „neue“ Generation von Planern, die um Funktionen konkurrieren, die Ihnen das tägliche Leben erleichtern. Aber eine Generation, die in Wirklichkeit gar nicht so „neu“ ist. Der Beweis, bei PlanningPME, Seit mehr als 20 Jahren entwickeln wir Lösungen innovative Lösungen für das Geschäftsplanungsmanagement. Tatsächlich bieten wir Ihnen seit 2002 immer wieder Alternativen an effizienter und kollaborativer zu machen und gleichzeitig darauf zu achten, dass Mensch und Produktivität in Einklang gebracht werden.

Vorteile eines vernetzten Wochenplaners

• Parametrisieren Sie es passend zu Ihrem Kerngeschäft.
• Ermöglicht eine gesetzeskonforme Planung.
• Begrenzt menschliche Fehler.

Die Einhaltung einer wöchentlichen Planung dank unterstützter Verwaltung ebnet den Weg zu einer ruhigen Organisation. Vor allem, wenn Ihr Beruf häufige Anpassungen erfordert.

PlanningPME

Personalpläne, Urlaube und Abwesenheiten, Aufgabenverwaltung, Projekte, Belegung von Besprechungsräumen, Schulungen, Homeoffice usw. : Unsere intuitiven Lösungen decken alle Geschäftsanforderungen ab, unabhängig von der Unternehmensgröße.

• Automatisierte Planungssoftware ;
• Kollaborative Online-Planungen ;
• Unterstützungs-, Beratungs- und Schulungsdienstleistungen ;

Interessiert an einem effizienten und interaktiven Wochenplan? PlanningPME beantwortet Ihre ersten Fragen.